ما معنى الوصف الوظيفي؟ وكيف يتم كتابته؟ وكيفية وصف العمل في السيرة الذاتية
الوصف الوظيفي؛ يعتبر الوصف الوظيفي أداة أساسية تساهم في تحقيق التنظيم الفعال والتخطيط الاستراتيجي لإدارة الموارد البشرية، حيث تعتبر الموارد البشرية أحد أهم عناصر نجاح أي منظمة في عالم الأعمال المعاصر. إنها تمثل القوة الحيوية التي تقود الشركات والمؤسسات نحو تحقيق أهدافها وتحقيق التميز التنافسي في سوق العمل. يوفر الوصف الوظيفي وصفًا مفصلًا للمهام والمسؤوليات والمتطلبات المهنية لكل وظيفة داخل قسم الموارد البشرية.
قائمة المحتويات
ما معنى الوصف الوظيفي؟
الوصف الوظيفي هو وثيقة تحتوي على مجموعة محددة من المعلومات والتفاصيل المتعلقة بوظيفة محددة في المؤسسة. يهدف الوصف الوظيفي إلى تحديد وتوضيح مسؤوليات ومهام الوظيفة، والمؤهلات والمهارات المطلوبة، والعلاقات الوظيفية والتنظيمية، والظروف العملية المحيطة بالوظيفة.
المعلومات بهذا الوصف
في التالي 7 من المعلومات الهامة التي يجب أن توجد بالوصف الوظيفي:
- المسمى الوظيفي: يشير إلى الاسم الرسمي للوظيفة داخل المؤسسة.
- الملخص الوظيفي: يقدم نظرة عامة عن الوظيفة ودورها في المؤسسة، ويوضح الأهداف والمسؤوليات الرئيسية.
- المهام والمسؤوليات: يوضح المهام والمسؤوليات الأساسية التي يتوجب على حامل الوظيفة القيام بها، ويتضمن تفاصيل محددة حول ما يُتوقع من الشخص أن ينجزه ويُسهم فيه.
- المؤهلات والمهارات المطلوبة: يحدد المؤهلات العلمية والمهارات الفنية والشخصية التي يجب أن يكون بها الفرد لأداء الوظيفة بكفاءة، وذلك مثل: المؤهلات الأكاديمية، والخبرة المهنية، والمهارات اللغوية أو التقنية.
- العلاقات الوظيفية والتنظيمية: يوضح كيف يتفاعل حامل الوظيفة مع الفرق والأقسام الأخرى في المؤسسة، والعلاقات الهرمية والتعاونية التي يجب أن يكون بها.
- الظروف العملية والمتطلبات البدنية: يشير إلى الظروف البيئية والعملية التي يتم فيها أداء الوظيفة، ذلك مثل: ساعات العمل، والظروف المادية، والمتطلبات البدنية المحتملة.
- التقييم والمراقبة: يوضح كيف يتم تقييم أداء حامل الوظيفة ومعايير الأداء المتوقعة، وكيفية مراقبة تقدم العمل وتحقيق الأهداف.
“اقرأ أيضا: فوائد الرمان للجسم“
كيف يتم كتابة الوصف الوظيفي
كتابة الوصف الوظيفي تتطلب الانتباه للتفاصيل والدقة، حيث يجب توضيح المهام والمسؤوليات بشكل واضح وشامل. لذلك يتطلب كتابة وصف وظيفي دقة واهتمام، وعندما يتم كتابته بشكل صحيح، يمكن أن يكون أداة قوية في عملية التوظيف وإدارة الموظفين، وباستخدام هذه الخطوات والنصائح التالية، يمكنك كتابة وصف وظيفي فعال وشامل.
تشمل أهم خطوات عامة لكتابة الوصف الوظيفي:
- تحديد المعلومات الأساسية: قبل البدء في كتابة الوصف الوظيفي، يجب تحديد المسمى الوظيفي والمستوى التنظيمي للوظيفة.
- توصيف الملخص الوظيفي: ابدأ بكتابة مقدمة قصيرة توضح الهدف العام للوظيفة ودورها في المؤسسة، حيث يجب أن يشمل الملخص الوظيفي معلومات عن المسؤوليات الرئيسية والأهداف العامة للوظيفة.
- تحديد المهام والمسؤوليات: قم بتحديد المهام والمسؤوليات الأساسية المتوقعة لحامل الوظيفة، واجعلها واضحة ومحددة ومرتبطة بأهداف المؤسسة. ثم استخدم أفعال محددة وملموسة لوصف المهام وتوضيح تسلسل الأنشطة التي يجب تنفيذها.
- تحديد المؤهلات والمهارات المطلوبة: حدد المؤهلات العلمية والمهارات الفنية والشخصية التي يجب أن يتوفر بها حامل الوظيفة. بالتالي يمكن تقسيمها إلى متطلبات أساسية ومتطلبات مرغوبة. لذلك، يجب أن تكون هذه المؤهلات والمهارات متناسبة مع طبيعة الوظيفة ومتطلباتها.
- وصف العلاقات الوظيفية والتنظيمية: حدد العلاقات الهرمية والتعاونية للوظيفة مع الفرق والأقسام الأخرى في المؤسسة. بالإضافة إلى تقارير التبليغ والتوجيه والتعاون المطلوب مع الأشخاص الآخرين.
- وصف الظروف العملية: أي وصف الظروف البيئية والعملية التي يتم فيها أداء الوظيفة، وذلك مثل: ساعات العمل، والموقع، والتعامل مع المعدات أو الأدوات الخاصة.
- وصف التقييم والمراقبة: حدد كيفية تقييم أداء حامل الوظيفة ومعايير الأداء المتوقعة. يمكن أن تشمل هذه المرحلة آليات المراقبة والتقييم والتواصل مع المرؤوسين.
- مراجعة وتحديث الوصف الوظيفي: من الضروري مراجعة وتحديث الوصف الوظيفي بشكل دوري لضمان أنه يعكس التغيرات في المتطلبات الوظيفية واحتياجات المؤسسة.
لذلك يتطلب كتابة وصف وظيفي دقة واهتمام، وعندما يتم كتابته بشكل صحيح، يكون أداة قوية في عملية التوظيف وإدارة الموظفين، وباستخدام هذه الخطوات والنصائح السابقة، يمكنك كتابة وصف وظيفي فعال وشامل، وبالتالي يجب أن يكون الوصف الوظيفي واضحًا ودقيقًا ومفصلًا لضمان فهم المتطلبات والمسؤوليات المحتملة للوظيفة وتوجيه الموظفين بشكل صحيح.
“اطلع على: التسويق الإلكتروني“
خطوات لكتابة الوصف الوظيفي
وصف العمل في السيرة الذاتية هو قسم يتضمن معلومات مختصرة وموجزة عن الوظائف والخبرات العملية التي قمت بها في الماضي، ويهدف وصف العمل إلى توضيح مسؤولياتك ومهامك الأساسية والإسهامات التي قدمتها في كل وظيفة.
يتم تضمين مجموعة من التفاصيل في الوصف الوظيفي هي التالي:
- اسم الشركة أو المؤسسة: حدد اسم الشركة أو المؤسسة التي عملت فيها.
- المسمى الوظيفي: ذكر المسمى الوظيفي الذي تمتلكه في كل وظيفة.
- فترة العمل: حدد تواريخ البداية والانتهاء لكل وظيفة. يمكنك استخدام التواريخ المحددة (مثل “من أكتوبر 2017 إلى يناير 2020”) أو فترات زمنية (مثل “لمدة 3 سنوات”).
- وصف المهام والمسؤوليات: اشرح بشكل موجز المهام والمسؤوليات التي كنت مسؤولًا عنها في كل وظيفة، واستخدم أفعال محددة وواضحة لوصف المهام التي قمت بها، مثل “إدارة الفريق” أو “تطوير استراتيجية التسويق” أو “إدارة المشاريع”.
- الإنجازات والإسهامات: أورد أي إنجازات أو إسهامات ملحوظة قد قمت بها في كل وظيفة، ويمكن أن يشمل ذلك المشاريع الناجحة التي قدتها أو تحسينات العمليات التي قمت بها أو الجوائز التي حصلت عليها.
- المهارات المكتسبة: حدد المهارات الرئيسية التي اكتسبتها أثناء العمل في كل وظيفة، حيث يمكن أن تشمل المهارات التقنية أو اللغوية أو المهارات الشخصية مثل القيادة والتواصل (Leadership and communication).
“تعرف على: فوائد البيض للرضع“
الفرق بين الوصف الوظيفي والتوصيف الوظيفي
الوصف الوظيفي (Job Description) والتوصيف الوظيفي (Job Specification) هما مصطلحان يُستخدمان في مجال إدارة الموارد البشرية ووصف الوظائف، وعلى الرغم من أنهما مرتبطان ببعضهما البعض، إلا أن لكل منهما معنى مختلف. إليك في التالي الفرق بينهما:
- الوصف الوظيفي (Job Description):
- يركز على واجبات ومسؤوليات الوظيفة: يوضح المهام والمسؤوليات التي يتوجب على حامل الوظيفة القيام بها والمسؤوليات المتعلقة بالوظيفة.
- يشرح متطلبات الوظيفة: يعرض المؤهلات العلمية والمهارات الفنية والشخصية المطلوبة لشغل الوظيفة بكفاءة.
- يحدد علاقات العمل والتنظيم: يوضح كيف يتفاعل حامل الوظيفة مع الآخرين في المؤسسة والعلاقات الهرمية والتعاونية المتعلقة.
- التوصيف الوظيفي (Job Specification):
- يركز على المؤهلات والمهارات المطلوبة: يحدد المؤهلات العلمية والمهارات الفنية والشخصية التي يجب أن يتوفر بها حامل الوظيفة.
- يوضح معايير الاختيار: يساعد في تحديد المعايير التي ستستخدم لتقييم المرشحين واختيار الشخص المناسب لشغل الوظيفة.
- يركز على المتطلبات العامة: يشير إلى المستوى التعليمي، والخبرة العملية، والمهارات الخاصة التي يجب أن يتمتع بها المرشح.
“قد يهمك: ما هو التداول الإلكتروني“
الوصف الوظيفي لجميع الوظائف الإدارية
في التالي سوف نتناول الوصف الوظيفي لجميع الوظائف الإدارية:
المهام والمسؤوليات
يكون الوصف هنا كما يلي:
- تنسيق وإدارة العمليات اليومية للإدارة الإدارية.
- تطوير وتنفيذ السياسات والإجراءات الإدارية وضمان الامتثال لها.
- إدارة الموارد البشرية وتنظيم الشؤون الإدارية للمؤسسة.
- تنسيق الاجتماعات وإعداد جدول الأعمال ومتابعة تنفيذ القرارات.
- إدارة ومراجعة العقود والاتفاقيات وضمان تطبيقها.
- تنسيق الاتصالات الداخلية والخارجية والتعامل مع الجهات الخارجية.
- إعداد تقارير وتحليلات إدارية وتقديم توصيات لتحسين الأداء.
- إدارة الموارد المالية والميزانية للإدارة الإدارية.
“تعرف على: فائدة الرمان“
المؤهلات والمهارات المطلوبة
يكون الوصف هنا كما يلي:
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
- خبرة سابقة في إدارة العمليات الإدارية والموارد البشرية.
- مهارات التواصل الجيدة وقدرة على التفاعل مع الآخرين.
- مهارات القيادة والإدارة الفعالة.
- القدرة على التعامل مع الضغوط وإدارة الوقت بشكل فعال.
- معرفة بتقنيات الحاسوب والبرمجيات المكتبية.
في ختام هذا المقال وبعد التعرف على تعريف الوصف الوظيفي وكيف يتم كتابته وكيفية القيام بوصف العمل في السيرة الذاتية، يمكن القول إن الوصف الوظيفي يلعب دورًا حيويًا في تحديد مسؤوليات ومهام الموظفين الإداريين وتوجيههم في العمل. لذلك يساعد هذا الوصف على توضيح التوقعات وتحديد المؤهلات والمهارات اللازمة لشغل تلك الوظائف بنجاح.
